Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Witlam Firesafety Support B.V. is een adviesbureau voor brandveiligheid, gespecialiseerd in brandmeld- en ontruimingsalarminstallaties. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij in het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de aard van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en adres, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt via onze website, een offerte aanvraagt of een overeenkomst met ons sluit.
• Projectgegevens. Informatie over uw gebouw en installatie: gebruiksfunctie, oppervlakte, bouwlagen, tekeningen, zone-indelingen, onderhoudsgegevens en overige projectdetails.
• Gegevens uit de PvE-aanvraagtool. De antwoorden die u in het online formulier invult en de tekeningen die u uploadt. Zie paragraaf 3.
• Facturatie- en betaalgegevens. Factuuradres, bankrekeningnummer en betalingsgeschiedenis wanneer u een dienst bij ons afneemt.
• Gebruiksgegevens van de website. IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en bezochte pagina. Zie paragraaf 8.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dat strikt noodzakelijk is en u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

3. De PvE-aanvraagtool

Via onze online aanvraagtool kunt u een Programma van Eisen aanvragen. Daarbij verwerken wij het volgende.

• Wat u invult. Uw contactgegevens en de gegevens over het gebouw en de gewenste installatie. Die gebruiken wij uitsluitend om het Programma van Eisen op te stellen en met u af te stemmen.
• Wat u uploadt. Tekeningen en documenten die u meestuurt. Deze worden op onze server opgeslagen, per e-mail aan ons toegestuurd en bewaard in het projectdossier.
• Uw betaling. De betaling verloopt via Mollie B.V. Uw betaalgegevens worden rechtstreeks door Mollie verwerkt en bereiken ons niet. Wij ontvangen van Mollie alleen de bevestiging dat de betaling is geslaagd, het ordernummer en het bedrag. Mollie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de betaalgegevens en hanteert een eigen privacybeleid.

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Het leveren van onze diensten. Om een Programma van Eisen op te stellen, advies uit te brengen, projecten te begeleiden, installaties in bedrijf te stellen en u bij inspecties bij te staan.
• Communicatie. Om met u te overleggen over uw project, over offertes en over afspraken, en om uw vragen te beantwoorden.
• Facturatie en administratie. Voor het opstellen en verwerken van facturen en het voeren van onze administratie.
• Wettelijke verplichtingen. Onder meer belastingwetgeving en bewaarplichten.
• Verbetering van website en dienstverlening. Op basis van geanonimiseerde gebruiksgegevens.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

• Uitvoering van een overeenkomst. Neemt u een dienst bij ons af, dan verwerken wij uw gegevens om die overeenkomst uit te voeren.
• Toestemming. Voor verwerkingen waarvoor wij u uitdrukkelijk om toestemming vragen. Die toestemming kunt u altijd intrekken.
• Gerechtvaardigd belang. Voor het beveiligen van onze systemen en het verbeteren van onze website, waarbij wij uw privacy zo min mogelijk aantasten.
• Wettelijke verplichting. Waar de wet ons tot verwerking verplicht.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Contact- en projectgegevens, inclusief tekeningen. Tot zeven jaar na afloop van de overeenkomst. Een Programma van Eisen blijft gedurende de levensduur van de installatie een referentiedocument; wij bewaren het dossier daarom zolang dat redelijkerwijs nodig is om uw installatie te kunnen verantwoorden.
• Facturatie- en betaalgegevens. Zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Websitegebruik. Van een maand voor functionele cookies tot twee jaar voor analytische cookies.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze diensten of als de wet ons daartoe verplicht.

• Dienstverleners. Onze hostingpartij, e-mailprovider, boekhoudsoftware en betaaldienstverlener Mollie B.V. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.
• Samenwerkingspartners. Bij grotere projecten werken wij samen met installateurs, inspectie-instellingen en technische specialisten. Dat gebeurt alleen voor zover uw project dat vraagt.
• Overheidsinstanties. Uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

8. Cookies

Wij plaatsen geen advertentiepixels en verkopen geen gegevens. Wel meten wij sinds augustus 2026 hoe de website gebruikt wordt, zodat wij weten welke pagina’s nuttig zijn en welke niet.

Wat er op deze website staat:

• Google Analytics. Wij gebruiken Google Analytics 4 om bezoekersaantallen en het gebruik van de website te meten. Daarbij worden cookies geplaatst en wordt uw IP-adres verwerkt. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om de website te verbeteren, niet om u persoonlijk te herkennen of te benaderen. Wilt u dit niet, dan kunt u cookies in uw browser blokkeren of de opt-out van Google installeren.
• Een sessiecookie in de aanvraagtool. Die is nodig om uw aanvraag en uw betaling aan elkaar te koppelen tijdens het invullen, en verdwijnt zodra u de browser sluit.
• Een concept in uw eigen browser. De aanvraagtool bewaart wat u invult in de opslag van uw browser, zodat u later verder kunt waar u gebleven was. Die gegevens blijven op uw eigen apparaat en worden pas naar ons verstuurd als u op versturen drukt. U wist ze met de knop "Opnieuw beginnen" bovenaan het formulier, of door de gegevens van uw browser te wissen. Uw wachtwoord voor interne aanvragen en uw akkoord op de voorwaarden worden bewust niet bewaard.
• Lettertypen van Google Fonts. Voor de vormgeving laden wij lettertypen bij Google. Daarbij ziet Google uw IP-adres. Wij ontvangen daar zelf geen gegevens over.

Wij plaatsen geen advertentie- of volgcookies van derden en koppelen uw bezoek niet aan gegevens uit andere bronnen. Verandert daar iets aan, dan passen wij deze paragraaf aan.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

• Versleuteld verkeer via SSL/TLS op de gehele website en de aanvraagtool.
• Toegang tot gegevens beperkt tot medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben.
• Sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie waar dat mogelijk is.
• Regelmatige updates en beveiligingsupdates van onze systemen.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op gegevensoverdraagbaarheid, en het recht bezwaar te maken tegen de verwerking. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen, stuur dan een bericht aan info@witlamfs.nl. Wij reageren binnen een maand. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Gegevens buiten de EU

Wij verwerken uw gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Maken wij gebruik van een dienstverlener daarbuiten, dan zorgen wij dat die voldoet aan de AVG, bijvoorbeeld via standaardcontractbepalingen of certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van wetgeving of van onze dienstverlening. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen stellen wij u daarvan op de hoogte.

13. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan gerust contact op.

Laatst bijgewerkt 20 augustus 2026 · vorige versie 3 april 2025